¿En qué momento empezamos a detestar las reuniones?
Hay una frase que se repite tanto en el mundo laboral que ya casi constituye un género humorístico: «Esta reunión podría haber sido un email».
La encontramos en memes, camisetas, publicaciones de LinkedIn y conversaciones de pasillo. Nos hace gracia porque todos reconocemos algo de verdad en ella.
Las videollamadas han aportado su propio repertorio: hablar durante varios minutos con el micrófono apagado, contemplar una pantalla llena de cámaras desconectadas o escuchar por quinta vez la pregunta «¿me escuchan?».
Hemos convertido algunas de nuestras experiencias laborales más habituales en un género humorístico.
Lo curioso es que reconocemos inmediatamente el chiste. No necesita demasiadas explicaciones.
Una invitación en el calendario ya no siempre se recibe con curiosidad. A veces provoca una pequeña resignación anticipada. Otra hora ocupada. Otro encuentro del que probablemente saldremos con más asuntos pendientes que cuando entramos.
¿En qué momento algo tan cotidiano como reunirse con otras personas consiguió semejante reputación?
Una queja que viene de lejos
En 2017, Harvard Business Review publicó un artículo titulado Stop the Meeting Madness. Sus autores investigaban el malestar que provocaban las reuniones en la vida profesional. Ya entonces advertían que el tiempo dedicado a ellas había aumentado considerablemente durante las décadas anteriores.
En 2024, Atlassian encuestó a 5.000 trabajadores del conocimiento de cuatro continentes. Las reuniones aparecieron como el principal obstáculo para la productividad, por encima incluso de la falta de motivación o de la incertidumbre sobre los objetivos.
El 76% decía sentirse agotado en jornadas con muchas reuniones.
No parece, por tanto, que estemos simplemente ante una moda reciente de las redes sociales.
El cansancio viene de lejos. Y lo seguimos alimentando.
El peculiar aburrimiento de una reunión
Aburrirse es una experiencia bastante común. Pero aburrirse en una reunión tiene algo especial.
No podemos simplemente cerrar el documento, levantarnos o cambiar de actividad. Hay que permanecer allí. Escuchar. Mostrar cierto interés. A veces incluso asentir para demostrar que seguimos presentes.
En una reunión presencial podemos observar discretamente el reloj. En una virtual, la tentación de abrir otra ventana está siempre a un clic de distancia.
Y, mientras tanto, la reunión continúa.
Alguien expone un tema, otro solicita una aclaración, aparece un comentario sobre algo que ya se había discutido anteriormente. Los minutos pasan y el encuentro parece seguir su propio curso, independientemente del interés de quienes están presentes.
Es probable que la convocatoria se envió correctamente. Los asistentes se conectaron. Se siguió el orden del día (a veces). Incluso puede haber un acta.
Administrativamente, la reunión existió. Pero eso no nos dice demasiado sobre lo que realmente ocurrió durante ese tiempo.
Quizás hemos aprendido a organizar reuniones con mucha más facilidad que a preguntarnos qué hace que una merezca la pena.
La agenda llena
También resulta interesante el lugar que ocupan las reuniones en nuestra idea del trabajo.
Una agenda repleta puede parecer una señal de actividad, responsabilidad o importancia. Hay algo aparentemente tranquilizador en ver que todos los espacios del calendario están ocupados.
Ser convocado significa que alguien considera necesaria nuestra presencia. Convocar puede interpretarse como una muestra de iniciativa o de coordinación.
No siempre es así, por supuesto. Pero resulta difícil ignorar que, en algunas organizaciones, estar ocupado sigue teniendo cierto prestigio.
Y pocas actividades representan tan bien esa ocupación como una sucesión de reuniones.
Una conversación pendiente da lugar a un encuentro. Ese encuentro genera asuntos que requieren seguimiento. El seguimiento necesita otra convocatoria. En ocasiones, hasta parece que las reuniones tuvieran una capacidad particular para reproducirse.
No es extraño que alguien termine preguntándose en qué momento va a encontrar tiempo para hacer el trabajo del que lleva toda la mañana hablando.
¿Qué pasó con el gusto por encontrarnos?
Nos quejamos de las reuniones y, al mismo tiempo, de que falta comunicación.
Nos molesta que nos interrumpan, pero también que se tomen decisiones sin consultarnos. Queremos disponer de tiempo para trabajar sin distracciones y, a la vez, saber qué están haciendo los demás.
Nos gustaría recibir menos invitaciones en el calendario, aunque probablemente tampoco querríamos enterarnos de todo a través de una cadena interminable de mensajes.
Quizás por eso resulta difícil afirmar que detestamos las reuniones en sí mismas.
Hay encuentros que recordamos durante años. Una conversación que nos hizo reconsiderar una opinión, un intercambio inesperado, una discusión que terminó siendo mucho más interesante de lo que prometía la convocatoria.
Y otros de los que apenas recordamos quién estaba presente.
Ambos consumieron una hora de nuestra vida.
Ambos aparecen exactamente igual en el calendario.
La extraña contabilidad del tiempo compartido
Tal vez parte de nuestra irritación tenga que ver con la manera en que pensamos el tiempo de trabajo.
Una hora dedicada a escribir, diseñar, analizar o resolver una tarea suele dejar algo visible. Un documento, una propuesta, una modificación, un resultado.
En una reunión, en cambio, el valor de lo ocurrido puede resultar menos evidente. A veces es importante, aunque difícil de medir. Otras veces, sencillamente, no ha ocurrido demasiado.
Y, sin embargo, tendemos a juzgar ambos tipos de tiempo con una lógica similar: qué hemos conseguido, cuánto hemos avanzado, qué quedó pendiente.
¿Es justo exigirle a toda conversación que produzca un resultado inmediato?
¿O nos hemos acostumbrado tanto a reunirnos sin una razón suficientemente clara que empezamos a desconfiar de cualquier tiempo compartido que no deje una evidencia concreta?
Quizás las dos cosas tengan algo de verdad.
Lo interesante es que, pese a las quejas, seguimos reuniéndonos.
Tenemos más herramientas que nunca para intercambiar información sin necesidad de coincidir. Podemos enviar documentos, mensajes, grabaciones, comentarios y actualizaciones desde cualquier lugar.
Pero la reunión persiste.
Tal vez porque todavía hay algo en el hecho de encontrarnos que no hemos conseguido reemplazar del todo.
O porque ciertas costumbres son mucho más difíciles de abandonar de lo que imaginamos.
El tema es que nos hemos terminado por burlarnos de una actividad que seguimos considerando indispensable. Sin embargo, hay otras formas de hacer una reunión.
Referencias
Harvard Business Review (2017). Stop the Meeting Madness.
Atlassian (2024). Meeting overload is real. Investigación sobre reuniones y productividad entre 5.000 trabajadores del conocimiento.
